Главная » Трансмиссия » Просим заключить с нами договор. Как написать в письмо о заключении договора. Основные правила составления письма-согласия и образец

Просим заключить с нами договор. Как написать в письмо о заключении договора. Основные правила составления письма-согласия и образец

Оферта представляет собой деловое предложение о сотрудничестве с указанием деталей договора и является предварительным этапом заключения основного договора;
Основная цель сопроводительного письма – предоставление дополнительной информации, сведений или фактов, которые могут заинтересовать потенциального клиента или работодателя. Такие виды писем могут прекрасно дополнить резюме, оферту или коммерческое предложение;
Гарантийное письмо относится к виду некоммерческой документации и представляет собой обязательство выполните те или иные действия (оплату, прием на работу или поставку товаров).

Чтобы корректно донести информацию до получателя, за основу можно взять образец делового письма, структура которого легко адаптируется для каждого из видов переписки.

Гарантийное письмо о намерении заключить договор

Образцы писем-предложений Оферта (договор оферты) — это предложение о заключении договора о сотрудничестве с указанием основных деталей сделки: наименования, количества, качества, цены товара, условий и срока поставки, оплаты, способа доставки. Она является предварительной стадией заключения договора. Лицо, делающее предложение, называют оферентом, принимающее – акцептантом.
Предложение, сделанное неопределенному кругу людей, называется публичной офертой. Образец письма — коммерческого предложения о сотрудничестве (.doc) Образец письма-предложения (оферты) о заключении договора (.doc) Образец оферты (письма-предложения) о поставке продукции (.doc) Рекламация. Образец рекламации (письма-претензии) Рекламация — это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п.

Письмо о заключении договора образец бланк

Внимание

Петровская, 19 Заявитель: Подгановский Виктор Сергеевич адрес: 140205, Московская область, г. Воскресенск, ул. Петербургская, 152 Уведомление о заключении договора Согласно требованиям ст. 46 Семейного кодекса Российской Федерации уведомляю Вас о том, что 20 мая 2017 года между мной и моей супругой, Подгановской Марией Дмитриевной, 20.08.1982 года рождения, заключен брачный договор. Указанный договор в соответствии с СК РФ удостоверен нотариусом Московской области в г.

Воскресенск Петровой Вероникой Васильевной 20.05.2017 г. По условиям вышеуказанного брачного договора все кредиты, долги по договорам займа, поручительства являются личными обязательствами супругов, и на них не распространяется режим общей собственности супругов. Условиями брачного договора закреплен порядок разграничения личной и общей совместной собственности супругов в целях исполнения обязательств перед третьими лицами.

Письмо о перезаключении договора на другую компанию

Инфо

Момент, когда наступает следующая стадия сделки - заключение договора - наступает лишь после письма - акцепта, в котором выражается согласие второй стороны с предложенными условиями. Структура письма

«Шапка», в которой указываются данные о получателе, такие, как ФИО, название организации, должность адресата и т.п.;
Порядковый номер письма и дата регистрации (если таковые имеются);
Заголовок, отражающий тематику письма и обращение.

Уведомление о заключении договора

Этот вопрос требует детального изучения и проработки. Так как за несоблюдение формы уведомления нередко Кодекс РФ об административных правонарушениях предусматривает административную ответственность. Если образец уведомления не установлен законодательством РФ, ему необходимо придать юридическую значимость.

То есть:

указать ссылку на нормативно-правовой акт в качестве основания направления документа
указать какой договор, на каких условиях (при необходимости), между кем и когда заключен или заключается (очень важно указать все существенные условия)
дата составления документа и подпись отправителя.

Вручение уведомления о заключении договора Порядок и срок вручения документа тоже зависит от обязательности его направления и регламентации на законодательном уровне. В каких-то случаях будет достаточно направить письмо по почтовому адресу.

договора по типам

Пример / образец рекламации (письма-претензии) о замене товара (.doc) Бланк рекламации (письма-претензии) по факту брака (недостачи) товара (.doc) Сопроводительное письмо Сопроводительное письмо — это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п. Образец сопроводительного письма к резюме (.doc) Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению (.doc) Образец сопроводительного письма в налоговую (.doc) Образец сопроводительного письма к договору (.doc) Образец сопроводительного письма к документам (.doc) Рекомендательные письма Рекомендательное письмо – это документ, который представляет собой отзыв о соискателе со стороны его бывшего руководителя либо сотрудника с профессиональной точки зрения.

Письмо о заключении договора аренды образец бланк

Если у организации-получателя не имеется возражения ни по одному из пунктов нового соглашения, то к компании-отправителю возвращается уже подписанный экземпляр. Такие манипуляции позволяют перезаключать договора со многими учреждениями сразу без существенных временных затрат. Сложные случаи Достаточно часто встречаются ситуации, когда договор требует обсуждений, доработок.

В таких случаях не обойтись без консультаций грамотного юриста. Одна либо обе стороны привлекают специалиста этого профиля для того, чтобы внести в перезаключаемый договор необходимые коррективы.

Письмо о заключении договора образец

Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма

Наличие фирменного бланка с наименованием организации, адресом, логотипом и печати;
Обязательно наличие полей: слева — 3 см, справа –1,5 см;
В шапке делового письма обязательно указывается получатель (ФИО, должность);
В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер;
Деловое письмо подписывается отправителем (ФИО, должность);
Традиционно, деловое письмо составляется с использованием шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.

Яркими примерами писем деловой переписки являются оферта, гарантийные или сопроводительные письма, которые отличаются рядом характеристик.

Письмо о заключении нового договора образец

Важно

Даже если отношения носят неформальный характер, в деловой переписке лучше придерживаться общих правил.

Причины перезаключения. В представленном бланке документа прописана общая причина – производственная необходимость. В каждом конкретном случае причины могут варьироваться.

Главное – конкретика.

Наименование компании, на которую необходимо переоформить существующий договор.

Какой договор был заключен между контрагентами. Указываются его номер и дата подписания.

При необходимости – от какого числа нужно оформить новый договор между контрагентами.

Перезаключение договоров будет подразумевать смену реквизитов компаний. Для удобства лучше прилагать данные, которые необходимо изменить, списком.

В прилагаемом бланке имеются графы для указания платежных данных как старой, так и новой организации.

Образец письма-напоминания Письмо-напоминание — это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата.

Часто напоминание является одновременно просьбой. Образец письма-напоминания об условиях акции (.doc) Образец письма-напоминания о выполнении условий договора (.doc) Письмо-подтверждение. Образец письма-подтверждения Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п.

Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма. Образец письма-приглашения (.doc) Письмо-просьба. Образец письма-просьбы Письмо-просьба — это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы.

Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно. Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество. Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма. Образец письма-приглашения (.doc) Письмо-просьба. Образец письма-просьбы Письмо-просьба — это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы.

Гарантийное письмо о намерении заключить договор

Письмо о перезаключении договора на другую компанию посылается от имени организации контрагенту, когда она прекращает свое существование или по каким-либо другим причинам передает свои права по сотрудничеству другому юридическому лицу (либо ИП). ФАЙЛЫСкачать пустой бланк письма о перезаключении договора на другую компанию.docСкачать образец письма о перезаключении договора на другую компанию.doc Документы подобного рода принято составлять в свободной форме. Тон и текст будут зависеть от того, какого характера было взаимодействие между контрагентами.

В любом случае каждое отдельное письмо – это отдельная «фраза» диалога делового общения. Для нее не может существовать унифицированной формы, так как каждое взаимодействие уникально. Причины перезаключения договора Оснований для перезаключения договора может быть множество.

Письмо о заключении договора образец бланк

Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма

Наличие фирменного бланка с наименованием организации, адресом, логотипом и печати;
Обязательно наличие полей: слева — 3 см, справа –1,5 см;
В шапке делового письма обязательно указывается получатель (ФИО, должность);
В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер;
Деловое письмо подписывается отправителем (ФИО, должность);
Традиционно, деловое письмо составляется с использованием шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.

Образец письма о заключении договора

Инфо

Даже если отношения носят неформальный характер, в деловой переписке лучше придерживаться общих правил.

Причины перезаключения. В представленном бланке документа прописана общая причина – производственная необходимость. В каждом конкретном случае причины могут варьироваться.

Главное – конкретика.

Наименование компании, на которую необходимо переоформить существующий договор.

Какой договор был заключен между контрагентами. Указываются его номер и дата подписания.

При необходимости – от какого числа нужно оформить новый договор между контрагентами.

В прилагаемом бланке имеются графы для указания платежных данных как старой, так и новой организации.

договора по типам

Причем принципиально важно, чтобы реквизиты были указаны новой организации. То есть компания-отправитель должна существовать и обращаться к контрагенту с конкретной просьбой. От обанкротившейся либо по другим причинам «вышедшей из игры» компании такие просьбы будут восприниматься нелогично.

Последовательно в бумаге располагается такая информация:

Об адресате. В правом верхнем углу прописывается, к какому из контрагентов направляется письмо. Даже если остальной текст обращения будет «под копирку», эта часть должна быть уникальной для каждого письма.
ФИО адресата.
Дата создания документа, при необходимости – его номер для последующей регистрации. Весь этот кластер данных располагается в правом верхнем углу листа, перед основным текстом письма.
Обращение. К деловым партнерам принято обращаться по имени отчеству и на «вы».

Письмо о перезаключении договора на другую компанию

Образец благодарственного письма за сотрудничество (.doc) Образец благодарственного письма организации (.doc) Образец благодарственного письма сотруднику (.doc) Образцы гарантийных писем: Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.

Письмо-просьба. образец письма-просьбы

Сопроводительные письма к договорам повсеместно используются в деятельности юридических лиц, требуются в некоторых случаях при обращении физических лиц к юридическим организациям. Ниже вы можете найти информацию об особенностях составления сопроводительных писем, а в случае возникновения нерассмотренных вопросов – обратиться с заявкой через онлайн форму и получить бесплатные рекомендации. Что важно учесть, если необходимо составить письмо о заключении договора Сопроводительные письма не выступают юридическими документами и не имеют строгой формы составления.

При составлении письма важно помнить, что основная задача – обозначить принимающие участие физические и юридические стороны договора и предварительно оговорить желание получить или предоставить услуги или товары, предметом рассмотрения которых является прилагаемый к письму договор, то есть, выставить оферту.

Письмо с просьбой заключить договор образец

Таким образом, контрагент уже должен был быть поставлен в известность о том, что договор расторгается. А заключение нового – это полностью добровольный процесс. Организация-адресат может его подписать, если захочет.

То есть принуждать к перезаключению договора с другой организацией предыдущая никоим образом не может. По этим причинам особенно важно в письме о перезаключении договора на другую компанию высказывать просьбу, а не выдвигать требования. Можно ли составить дополнение Дополнительное соглашение к договору составляется только в том случае, когда в нем меняются некоторые из пунктов.
Если же происходит смена одной из сторон, то тут проще всего будет заключить новый договор. Это правило касается всех случаев. Даже когда у старой и новой организаций один владелец, все равно контрагенту следует заключать договор вновь.

Указание контактов в письме наверняка сделает взаимодействие между деловыми партнерами гораздо удобнее. Кроме того, получение такого письма подразумевает приложение в виде нового договора. Он может быть как типовым, так и с внесенными изменениями. Если у организации-получателя не имеется возражения ни по одному из пунктов нового соглашения, то к компании-отправителю возвращается уже подписанный экземпляр. Такие манипуляции позволяют перезаключать договора со многими учреждениями сразу без существенных временных затрат. Сложные случаи Достаточно часто встречаются ситуации, когда договор требует обсуждений, доработок. В таких случаях не обойтись без консультаций грамотного юриста. Одна либо обе стороны привлекают специалиста этого профиля для того, чтобы внести в перезаключаемый договор необходимые коррективы.

Гарантийное письмо о намерении заключить договор

Образец письма — коммерческого предложения о сотрудничестве (.doc) Образец письма-предложения (оферты) о заключении договора (.doc) Образец оферты (письма-предложения) о поставке продукции (.doc) Рекламация. Образец рекламации (письма-претензии) Рекламация — это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п.

Письмо о заключении договора образец бланк

Рекомендательное письмо содержит в себе краткую характеристику профессиональных навыков, достижений человека, его основных успехов во время учебы либо работы, сильных сторон. С помощью рекомендаций работодатель может увидеть более четкую картину профессиональной деятельности кандидата, узнать мнение о нем как о сотруднике со стороны людей, которые с ним работали либо учились.

Инфо

Рекомендательное письмо требуют не все работодатели, но при поиске новой работы лучше все-таки позаботиться о его наличии и, как и сопроводительное письмо, приложить к резюме — это придаст большую солидность кандидатуре соискателя. Образец рекомендательного письма сотруднику (.doc) Образец рекомендательного письма компании (.doc) Образец рекомендательного письма бухгалтеру (.doc) Образец рекомендательного письма водителю (.doc) Письмо-напоминание.

Образец письма о заключении договора

Дополнения По желанию сторон письмо о перезаключении договора на другую компанию может быть дополнено необходимыми для конструктивного взаимодействия моментами. Оно может включать в себя:

Возможность получения ответного письма.
Адресат может выразить свое согласие либо несогласие.
Временные рамки. Если подразумевается ответ, удобнее установить определенную дату, в течение которой этот ответ ожидается получить.
Указание реквизитов старой организации.
Дополнения в виде документов, подтверждающих положение дел, освещенных в причинах необходимости в перезаключении договора в первой части письма.

Правовые нюансы С юридической точки зрения, такое взаимодействие выходит за рамки общепринятого.

Как правило, в заголовке указывается наименование предмета аренды;

Собственно, основная часть, в которой содержится оферта или встречная инициатива на нее (в случае, если это письмо-ответ). Сюда относятся и условия, на которых настаивает автор, и возможность и порядок их пересмотра, а иногда и готовый проект договора аренды, который предлагается к рассмотрению другой стороны;
Подпись отправителя и данные о нем, а также данные об организации, если он выступает, как юридическое лицо;

Значение письма-предложения Несмотря на то, что написание такого письма не обязательно, и зачастую опускается, оно дает возможность точнее сформулировать условия договора и достигнуть компромисса между сторонами еще на предварительной стадии сделки, что поможет избежать противоречий, которые могут возникнуть в будущем.

Письмо о заключении договора образец бланк

Оно может быть в форме:

развернутого проекта договора, в котором прописаны даже не очень существенные детали;
письма, содержащего наиболее важные условия, на которых возможно сотрудничество;
сообщения, в котором указаны лишь существенные условия будущей сделки.

Деловое письмо с предложением оформить сделку включает в себя следующие составные части:

шапку, в которой указываются данные адресата;
исходящий номер и дату;
реквизиты письма, на которое дается ответ (в случае если оферта посылается в ответ на чей-либо вопрос о возможности сотрудничества);
заголовок;
обращение (если документ адресован лично руководителю);
тело оферты (в этой части документа перечисляются условия, на которых автор письма согласен оформить договор);
подпись отправителя с указанием ФИО и должности.

Гарантийное письмо о намерении заключить договор

направляется одному или сразу нескольким субъектам;
обозначает все существенные условия будущего соглашения (т. е. такие, без которых данный вид сделки невозможно оформить): например, для договора о продаже существенным будет условие продажи объекта, а для подрядного соглашения - условия выполняемой работы и указание срока ее завершения;
оферту, полученную адресатом, нельзя отозвать в течение периода времени, предоставленного для дачи ответа на нее (однако в самой оферте может быть оговорена допустимость ее отзыва).

Если субъекта, получившего оферту, она полностью устраивает, он может ее принять (например, подписать полученный проект договора, направить ответное письмо о согласии оформить сделку, фактически начать исполнение договора). Молчание не приравнивается к принятию оферты ГК РФ.

договора по типам

Наш расчетный счет ……………………………………………………………………Юр. адрес, ИНН/ КПП, БИК, Р/с, К/с, ОКОНХ, ОКПОРуководитель ………………………………… Гл. бухгалтер …………………………………(Ф.

Внимание

И. О. и контактный телефон исполнителя) Подпись руководителя и печать 3. Генеральному директоруООО «СПЕЦМОНТАЖ-СВ»Н.П. Павлову Направляем Вам список сотрудников, ответственных за сдачу объекта под охрану: 1.

Инфо

Фамилия Имя Отчество полностью - телефон домашний; телефон мобильный.2. ………………………………………………………………3. ……………………………………………………………… Подпись руководителя и печать Для физических лиц Письмо о заключении договора на охрану Генеральному директоруООО «СПЕЦМОНТАЖ-СВ»Н.П.

Павлову от гр. Ф.И.О., проживающего Я, (Ф. И.

Письмо о заключении договора аренды образец бланк

Зачем в рекламе делают пометку «не является публичной офертой»? Закон говорит о том, что по общему правилу реклама офертой не признается. Это вполне логично, ведь цель рекламы - выставить товары и услуги в выгодном свете, а не донести до потребителей все условия их приобретения.

Однако если текст рекламного объявления включает в себя все существенные условия будущего договора, то и реклама считается офертой. И если такое рекламное предложение рассчитано на всех откликнувшихся лиц, то оно является публичной офертой.
Оферта обязывает сделавшее ее лицо заключить договор именно на тех условиях, которые были в ней указаны. К примеру, если речь идет о продаже холодильника определенной модели по цене 15 тыс. руб., то его уже нельзя будет выставить на продажу по другой цене. Поэтому рекламодатели, как правило, не заинтересованы в том, чтоб распространяемая ими реклама имела признаки оферты.

Образец письма о заключении договора

Также стоит отметить, что нет никаких строгих критериев по вопросам оформления оферты в письменном виде. В большинстве случаев стоит придерживаться общих правил и рекомендаций для написания деловых писем. Также довольно распространенной является отправка проекта будущего договора вместе с письмом и дальнейшее обсуждение деталей в переписке. Момент, когда наступает следующая стадия сделки - заключение договора - наступает лишь после письма - акцепта, в котором выражается согласие второй стороны с предложенными условиями.
Структура письма

«Шапка», в которой указываются данные о получателе, такие, как ФИО, название организации, должность адресата и т.п.;
Порядковый номер письма и дата регистрации (если таковые имеются);
Заголовок, отражающий тематику письма и обращение.

Каким должно быть письмо для заключения договора: 5 шаблонов

Для ознакомления образец оферты размещен на этой странице. Образцы писем-предложений к заключению договоров на оказание услуг и поставки Предложение заключить договор оказания услуг(форма) Подписывайтесь на нашканал в Яндекс.Дзен! Подписаться на канал (должность адресата - кому предназначена оферта) (наименование организации) « » 20 г.

№ О заключении договора оказания услуг Предлагаем вам заключить договор оказания услуг на следующих условиях: 1) ; 2) ; 3) . Ждем вашего ответа до “ ” 20 г. С уважением, (должность, подпись и ФИО адресанта) (Наименование организации, печать) Оферта о поставке продукции (форма) (должность адресата - кому предназначена оферта) (наименование организации) « » 20 г.
№ на № от «» 20 г. О поставке продукции Благодарим за запрос от « » 20 г. и сообщаем, что можем предложить вам в количестве.

Необходимо отметить, что публичная оферта может быть представлена не только в письменной или устной форме, но и в виде определенных действий. Так, выставление товара в торговом зале, на витринах и прилавках, размещение в магазине каталогов товаров или их описаний также считается публичным предложением купить эти предметы в розницу.

Названные действия являются офертой даже в тех случаях, когда продавец не указал цену на предлагаемый товар. В качестве примера публичного предложения о заключении договора можно назвать информацию, размещаемую на сайте интернет-магазина:

об ассортименте;
ценах на продукцию;
сроках и порядке оплаты и доставки;
гарантиях и ответственности магазина.

Иногда в таких сведениях прямо отражено, что они являются офертой.

Образец письма для заключения договора на услуги

Образцы писем для заключения договора на охрану (для физических и юридических лиц) Для юридических лиц 1. Начальнику ФГКУ УВОГУ МВД России по г. Москвеполковнику полицииД.А.

Шевчука (Наименование организации) просит Вас заключить договор на выезд экипажей полиции по сигналам «тревога» из нашего помещения, расположенного по адресу: Оплату гарантируем. Наш расчетный счет ……………………………………………………………………Юр.
адрес,

ИНН/ КПП, БИК, Р/с, К/с, ОКОНХ, ОКПОРуководитель ………………………………… Гл. бухгалтер …………………………………(Ф.

И. О. и контактный телефон исполнителя) Подпись руководителя и печать 2. Генеральному директоруООО «СПЕЦМОНТАЖ-СВ»Н.П. Павлову (Наименование организации) просит Вас принять под охрану наше помещение, расположенное по адресу: Оплату гарантируем.

Что это такое - публичная оферта - простыми словами? Это предложение, сделанное неограниченному и при этом неопределенному количеству адресатов. Такую оферту может принять каждый. Форма оферты совпадает с формой совершаемой сделки, то есть она возможна как в устном, так и в письменном виде. В коммерческой практике оферта зачастую представляет собой проект соглашения, направляемый заинтересованным лицом потенциальному контрагенту. Иногда говорят, что это договор оферты. Однако она может быть и в виде делового письма - в этом случае проект договора разрабатывается сторонами уже после достижения согласия по всем пунктам. Примером оферты в обыденной жизни может быть, например, обращение владельца дачного участка к соседу по поводу продажи излишков овощей. Или обращение к знакомому с предложением отдать во временное пользование какой-либо предмет (детскую коляску, санки и т. д.).
Качество: . Упаковка: . Цена: . Срок поставки: . Условия оплаты: . Настоящее предложение действительно до « » 20 г. С уважением, (должность, подпись и ФИО адресанта) (Наименование организации, печать) В каких случаях для заключения договора используют публичную оферту? Особой разновидностью данного документа является публичная оферта.
Этим термином обозначают предложение заключить сделку, адресованное неопределенному кругу субъектов. Закон называет следующие признаки публичной оферты:

содержит существенные условия ожидаемой сделки;
из ее текста очевидно, что в договорные отношения может вступить любое обратившееся лицо.

Если в объявлении о продаже товара, оказании услуг прямо сказано, что оно касается только некоторых категорий граждан, то такое сообщение публичной офертой не считается.
Письмо о заключении договора аренды зачастую путают непосредственно с самим договором, однако, это не так. Письмо о заключении аренды является офертой, то есть необязательной и предварительной стадией заключения сделки.

Это лишь предложение к сотрудничеству, в котором одна из сторон предлагает свои условия договора и приемлемые рамки их изменения. Как написать письмо-предложение Инициатива может исходить от любой из сторон договора, как по собственной инициативе, так и в форме ответа на предложение.

Наиболее типовой является ситуация, в которой в ответ на публичную оферту (это, по сути, рекламное объявление, то есть предложение, которое адресовано неограниченному кругу лиц) отправляется письмо-ответ. Несмотря на название, письменную сторону (в случае согласия участников) можно опустить, ограничившись устным соглашением или даже разговором по телефону.